FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
Introducción:
Organización y empresa.
Una organización es
un conjunto de personas que emplean unos medios materiales para conseguir un
fin común.
Las organizaciones se
pueden clasificar de muchas formas. Si se emplea como criterio de clasificación
el número de sus componentes, tendremos organizaciones pequeñas, medianas y
grandes. También se pueden clasificar por el fin que persiguen. Así, tendríamos
las que persiguen un beneficio económico en su actividad, como una sociedad
anónima, y las que no persiguen un beneficio económico.
Con la palabra
organización también se describe la forma en que se han de ordenar los medios
humanos y materiales de que se dispone para conseguir mejor el fin.
Una misma palabra
(organización) se puede emplear para hablar de una organización (empresa) o de
las reglas de funcionamiento de esa misma organización (lo que es organizar).
Una empresa es una
unidad organizada de carácter económico que, mediante la combinación de los
factores de producción (capital, trabajo y materias primas), tiene por objeto
la obtención de un beneficio. Para poder funcionar, toda empresa precisa de
unos medios humanos (directivos y empleados), recursos financieros, y medios
técnicos y materiales.
Las empresas pueden clasificarse
según distintos criterios (Económico, Jurídico, Filosófico y Social) que dan
lugar a varios tipos: individuales o sociales, públicas o privadas,
industriales, comerciales o de servicios, etcétera.
Concepto de
empresa
Partiendo del hecho de
que la empresa es una comunidad de trabajo, se deducen las siguientes
características de la empresa:
- Asociación de personas;
- Unidad de propósitos;
- Lealtad entre los integrantes de
la empresa;
- Subordinación de los valores
económicos a los de orden.
Se puede definir a
la Empresa como: “Grupo
Social en el que, a través de la administración del capital y el trabajo, se
producen bienes y/o servicios tendientes a la satisfacción de las necesidades
de la comunidad.”
En definitiva, de
entre las muchas posibles definiciones de empresa, de diferentes autores,
Samuelson, Schneider y McNamara, coinciden en los siguientes términos:
“La empresa es una
manifestación de trabajo colectivo, un conjunto de esfuerzos armonizados para
la realización de un fin común.“
Los elementos o
recursos de la empresa
Para que una empresa
pueda lograr sus objetivos, es necesario que cuente con una serie de elementos
o recursos que conjugados armónicamente contribuyen a su funcionamiento
adecuado.
- Los elementos materiales: Son aquellos bienes tangibles,
propiedad de la empresa:
Edificios, terrenos, instalaciones,
maquinaria, equipos, instrumentos, herramientas, etc.
Materias primas, materias auxiliares que
forman parte del producto, productos en proceso, productos terminados, etc.
- Los elementos técnicos. Son aquellos que sirven como
herramienta e instrumentos auxiliares en la coordinación de otros
recursos:
Sistemas de producción, sistemas de ventas,
sistemas de finanzas, sistemas administrativos, etc.
Fórmulas, patentes, etc.
- Los elementos financieros. La financiación tiene por
objeto dotar a la empresa de los capitales necesarios para su creación y
funcionamiento.
- Los elementos económicos. El elemento económico debe
analizar toda la gama de bienes, derechos y obligaciones que aparecen en
la empresa, tanto de los bienes que se adquieren y de los medios para su
transformación y distribución como de los recursos financieros que lo
hacen posible.
- Los elementos humanos. Al hablar de elementos
humanos en una empresa, se habla en realidad de una estructura
organizativa de la empresa. Ésta nunca se considera como estática, sino de
tipo dinámico, porque exige continuos cambios humanos para asegurar la
estabilidad de la empresa.
Los organigramas
Los organigramas se
pueden definir como una representación gráfica de la estructura de una
organización; muestran de una forma clara y resumida la manera en que se
comunica la estructura de la misma. Los organigramas son la simple
representación gráfica de la realidad; no son ni la organización en sí, ni su
estructura. Los organigramas empresariales serán aquellos que se refieren a la
organización de las empresas.
El objetivo principal
de los organigramas empresariales radica en mostrar la articulación de las
distintas funciones dentro de la estructura de la empresa. O sea, que por medio
de líneas, se pueden detectar las diferentes comunicaciones entre las áreas de
la empresa.
Además de esta
finalidad el organigrama plasma los puestos de trabajo y su posición en la
empresa, o sea los diferentes niveles y categorías.
Administración y Organización.
La administración se
aplica en cualquier actividad organizada: desde la realización de un evento
deportivo hasta el lanzamiento de un cohete interespacial, siendo
imprescindible para el buen funcionamiento de cualquier organismo social.
El concepto de
administración esta integrado por los siguientes elementos:
Objetivo: es decir, que la
administración está siempre enfocada a lograr fines y resultados.
Eficacia: Consiste en lograr los
objetivos satisfaciendo los requerimientos del producto o servicio en términos
de cantidad y tiempo.
Eficiencia: Se refiere a “Hacer bien
las cosas”. Es lograr los objetivos garantizando los recursos disponibles al
mínimo costo y con la máxima calidad.
Grupo Social: Para que la
administración exista, es necesario que se de siempre dentro de un grupo
social.
Coordinación de Recursos: Para
administrar, se requiere cambiar, sistematizar y analizar los diferentes
recursos que intervienen en el logro de un fin común.
Productividad: Es la relación que
existe entre la producción y la cantidad de insumos necesarios para producir un
determinado bien o servicio. Es la obtención de los máximos resultados con el
mínimo de recursos, en términos de eficiencia y eficacia.
La administración se
puede definir como “Proceso cuyo objeto es la coordinación eficaz y
eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la
máxima productividad.”
Los administradores
desempeñan las funciones de planeación, organización, integración de personal,
dirección y control. La administración es una actividad esencial en todos los
niveles organizacionales, sin embargo, las actividades administrativas
requeridas varían en cada nivel organizacional. La meta de los organizadores es
crear un superávit y ser productivos; esto es, conseguir una relación favorable
de productos-insumos en un periodo específico y con la debida consideración de
la calidad.
Como práctica, la
administración es un arte; los conocimientos organizados acerca de la
administración son una ciencia. El desarrollo de la teoría administrativa supone la
elaboración de conceptos, principio y técnicas.
La organización es un
sistema abierto que opera en e interactúa con le ambiente. El enfoque de
sistemas de la administración abarca los insumos del ambiento externo y los
reclamantes, el proceso de la transformación, el sistema de la comunicación,
factores externos, productos y la revitalización del sistema. El proceso de
transformación consiste en las funciones administrativas.
Evolución histórica de las ideas en
Administración.
La Administración científica.
Término que se utilizó
originalmente para referirse al trabajo y el enfoque de Frederick Winslow
Taylor y de sus colaboradores para analizar a la administración. Implica que
los métodos de investigación, análisis y resumen científicos se pueden aplicar
a las actividades de los administradores.
Más adelante incluyó
los estudios de tiempos similares usados por Taylor y sus seguidores para
analizar las actividades de los trabajadores. Básicamente buscando desarrollar:
Formas de aumentar la productividad al hacer
que el trabajo fuera más fácil de realizar.
Métodos para motivar a las personas para
aprovechar las técnicas de ahorro de trabajo que desarrolló.
Se puede resumir de la
manera siguiente:
- Reemplazar las técnicas
empíricas por científicas.
- Generar armonía en lugar de
discordia.
- Lograr cooperación en lugar de
un individualismo caótico.
- Trabajar para la producción
máxima y no una restringida
- Desarrollo máximo de los
trabajadores.
La gerencia Administrativa.
También conocida como
Teoría Clásica fundada por Henri Fayol. Él Clasifica seis funciones básicas de
la empresa las cuales son:
Funciones Técnicas: relacionadas con
la producción de bienes o de servicios de la empresa.
Funciones Comerciales: relacionadas
con la compra, la venta o el intercambio.
Funciones Financieras: relacionadas
con la búsqueda y gerencia de capitales.
Funciones de Seguridad: relacionadas
con la protección y preservación de los bienes y de las personas.
Funciones Contables: relacionadas con
los inventarios, los registros y preservación de los bienes y de las personas.
Funciones Administrativas: relacionadas
con la integración, por parte de la dirección, de las otras cinco unciones. Las
funciones administrativas coordinan y sincronizan las demás funciones de la
empresa, y están siempre por encima de ellas.
- Planear.
- Organizar
- Dirigir
- Coordinar
- Controlar
Según Fayol, los
principios generales de la administración son:
División del Trabajo.
Autoridad y responsabilidad.
Disciplina
Unidad de Mando.
Unidad de Dirección.
Subordinación de los intereses
individuales a los intereses generales.
Remuneración.
Centralización.
Cadena escalar.
Orden.
Equidad.
Estabilidad y duración del personal en un
cargo.
Iniciativa.
Espíritu de grupo.
El enfoque burocrático.
Nació hacia la década
de los 40's su fundador fue Max Weber. La burocracia es una forma de
organización humana que se basa en la racionalidad, es decir, en la adecuación
de los medios a los objetivos (fines) pretendidos con el fin de garantizar la
máxima eficiencia posible en la búsqueda de esos objetivos. Los orígenes de la
burocracia como forma de organización humana se remonta a la antigüedad.
Weber identifica tres
factores principales que favorecen el desarrollo de la moderna burocracia:
El desarrollo de una economía monetaria.
El crecimiento cuantitativo y cualitativo de
las tareas administrativas del estado moderno.
La superioridad técnica. En términos de
eficiencia, del tipo burocrático de administración.
Según Weber, la
burocracia tiene las siguientes características principales.
Carácter legal de las normas y reglamentos.
Carácter formal de las comunicaciones.
Carácter racional y división del trabajo.
Impersonalidad en las relaciones
Jerarquía de autoridad.
Rutinas y procedimientos estandarizados.
Competencia técnica y meritocrática.
Especialización de la administración,
independientemente de los propietarios.
Profesionalización de los participantes.
Completa previsión del funcionamiento.
Las relaciones humanas.
También conocida como
escuela del comportamiento humano, es aquella que otorga más
importancia al hombre, al hacer de la conducta de esté punto focal de la acción
administrativa. Su propulsor fue Elton Mayo a mediados de los años 20.
Los factores que
influyen para elevar la moral de los trabajadores son aspectos de tipo afectivo
y social, tales como el reconocimiento, el de ser escuchados por la gerencia,
el formar parte del grupo de trabajo, etc.
Este enfoque trata de
desarrollar un concepto más humano de la naturaleza de la administración. El
punto de vista del “hombre maquina” de la ingeniería, es sustituido por le dl
hombre que merece un trato de justicia y dignidad.
Su objetivo primordial
es comprender y lograr los mejores esfuerzos del trabajador, a través de la
satisfacción de sus necesidades psicológicas y de grupo, valiéndose para ello
de estudios sobre motivación, participación grupos, etc.
Teoría X y Teoría Y
Son dos grupos de
supuestos elaborados por Douglas McGregor donde se expresa una visión
particular de la naturaleza de los seres humanos.
Supuestos de la teoría
X (Tradicionales).
Los seres humanos promedio poseen un disgusto
inherente por el trabajo y lo evitaran tanto como sea posible.
Dada está característica humana de disgusto
por el trabajo, la mayoría de las personas deben ser obligadas, controladas,
dirigidas y amenazadas con castigos para que empeñen los esfuerzos necesarios
para el cumplimiento de los objetivos organizacionales.
Los seres humanos promedio prefieren que se
les dirija, desean evitar toda responsabilidad, poseen una ambición
relativamente limitada y, por encima de todo, ansían seguridad.
Supuestos de la Teoría
Y.
La inversión de esfuerzo físico y mental en
el trabajo es tan natural como el juego y el descanso.
El control externo y la amenaza de castigo no
son los únicos medios para producir esfuerzos dirigidos al cumplimiento de
objetivos organizacionales. Las personas ejercen autodirección y autocontrol a
favor de los objetivos con los que se comprometen.
El grado de compromiso con los objetivos está
en proporción con la importancia de las recompensas asociadas con su
cumplimiento.
En las condiciones adecuadas, los seres
humanos promedio aprenden no sólo a aceptar responsabilidades, sino también a
buscarlas.
La capacidad de ejercer un grado
relativamente alto de imaginación, ingenio y creatividad en la solución de
problemas organizacionales se halla amplia, no estrechamente, distribuida en la
población.
En las condiciones de la vida industrial
moderna, las potencialidades intelectuales de los seres humanos promedio se
utilizan sólo parcialmente.
La teoría X es
pesimista, estática y rígida. De acuerdo con ella, el control es
fundamentalmente externo; es decir, el superior lo impone al subordinado. Por
el contrario, la teoría Y es optimista, dinámica y flexible, con el acento
puesto en la autodirección y en la integración de las necesidades individuales
a las demandas organizacionales.
El enfoque de sistemas
También conocida como
la escuela de Administración de sistemas. Según esta corriente los
sistemas son el punto fundamenta en el que se basa la administración. El
sistema es un conjunto formado por partes, de tal modo asociadas, que forman un
todo coherente, o unidad. En otras palabras, es la concepción de
multitudinarias actividades con las cuales se maneja cualquier organización.
Desarrolla un marco
sistemático para la descripción del mundo empírico del que se ocupa la
administración: la empresa es un sistema hecho por el hombre; sus partes
internas trabajan juntas para alcanzar objetivos establecidos, y sus partes
externa trabajan para lograr el interfuncionamiento con su ambiente. Implica el
análisis de la organización como un todo y no de sus partes aisladas, así como
de la interrelación entre todos los componentes del sistema.
Algunos de sus autores
más conocidos son Norbet Wiener, March y Simón Murdick, Joel Ross y West
Churchman..
Administración y Calidad.
Teoría Z.
También conocida como
Administración Japonesa. (William G. Ouchi).
La teoría Z forma
parte de un grupo de teorías gerenciales, las cuales se originan como resultado
de la concepción que sobre sus subordinados tienen los gerentes en el Japón.
Está teoría plantea que se consigue una mayor productividad al aplicar a los
trabajadores en el proceso de la empresa. Los fundamentos en los que se basa
son los siguientes:
La confianza: lo que los trabajadores
realicen a través de sus actividades, refleja su actitud de entrega y
honestidad con la empresa.
La sutileza: el jefe inmediato debe
conocer bien a cada trabajador, de tal manera que mediante los rasgos de sus
diferentes personalidades, dedica quien se acopla con quién, y de esta forma
organice equipos de trabajo que funcionen con máximo de efectividad.
La intimidad: el trabajo debe buscar
el interés, el apoyo y la generosidad disciplinada del grupo, que se traduzcan
en relaciones sociales más estrechas de equipo.
Estos fundamentos,
aunque parezcan demasiado utópicos, son la piedra angular del éxito de
infinidad de empresas en Japón, asimismo proporcionan una actitud favorable
para la cooperación, el rendimiento, y sobre todo la confianza y seguridad que
el trabajador deposita en sus demás compañeros y en la organización.
Proceso Administrativo.
El proceso
administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las
cuales de efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un
proceso integral.
Planeación
Concepto.
“Es la
determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para
lograrlos, con base en la investigación de un esquema detallado que habrá de
realizarse en un futuro e incluye una revisión del desempeño y mecanismos de
retroalimentación para el inicio de un nuevo ciclo de planeación.”
Características.
La planeación se puede
clasificar en informal y formal:
La planeación informal no
se escribe nada, y se comparten poco o nada de los objetivos con otras personas
de la organización. Esto describe la planeación en muchas empresas pequeñas; el
dueño - administrador tiene una visión de a donde quiere ir, como llegar hasta
allá. La planeación es general y carece de continuidad. Desde luego, existe
planeación informal en algunas organizaciones grandes, y algunas organizaciones
pequeñas tienen planes formales muy avanzados.
La planeación formal,
se formulan objetivos específicos que abarcan determinado número de años. Se
formulan estos objetivos en forma escrita y se ponen a disposición de los
integrantes de la organización.
Elementos del concepto
Planeación:
Objetivo: El aspecto fundamental
del planear es determinar los resultados deseados (¿Qué es lo que se quiere?).
Cursos alternativos de acción: Al
planear es necesario determinar diversos caminos, formas de acción o
estrategias, para conseguir los objetivos.
Elección. La planeación implica
la determinación, el análisis y la selección, de la decisión más adecuada.
Futuro. La planeación trata de
prever situaciones futuras y de anticipar hechos inciertos, prepararse para
contingencias y trazar actividades futuras.
Importancia.
La planeación es
esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, ya que a
través de ella se prevén las contingencias y cambios que puede deparar el
futuro, y se establecen las medidas necesarias para afrontarlas. El reconocer
hacia dónde se dirige la acción, permite encaminar ya aprovechar mejor los
esfuerzos.
Los fundamentos
básicos son:
Propicia el desarrollo de la empresa al
establecer métodos de utilización racional de los recursos.
Reduce los niveles de incertidumbre que se
pueden presentar en el futuro, más no los elimina.
Prepara a la empresa para hacer frente a las
contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito.
Mantiene una mentalidad futurista teniendo
más visión del porvenir, y un afán de lograr y mejorar las cosas.
Condiciona a la empresa al ambiente que le
rodea.
Establece un sistema racional para la toma de
decisiones, evitando las “corazonadas” o empirismos.
Reduce al máximo los riesgos, y aprovecha al
máximo las oportunidades.
Las decisiones se basan en hechos y no en
emociones.
Al establecer un esquema o modelo de trabajo
(plan), suministra las bases a través de las cuales operará la empresa.
Promueve la eficiencia al eliminar la
improvisación.
Proporciona los elementos para llevar a cabo
el control.
Disminuye al mínimo los problemas
potenciales, y proporciona al administrador magníficos rendimientos de tiempo y
esfuerzo.
Permite al ejecutivo evaluar alternativas
antes de tomar una decisión.
La moral se eleva sustancialmente, al conocer
todos los miembros de la empresa hacia donde se dirigen sus esfuerzos.
Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los
recursos, en todos los niveles de la empresa.
Principios.
Los principios de la
administración son verdades fundamentales de aplicación general que sirven como
guías de conducta a observarse en la acción administrativa.
Por lo tanto, para
planear eficientemente, es necesario tomar en cuenta los siguientes principios:
Factibilidad. Lo que se planee debe
ser realizable; es inoperante elaborar planes demasiado ambiciosos u optimistas
que sean imposibles de lograrse. La planeación debe adaptarse a la realidad y a
las condiciones objetivas que actúan en el medio ambiente.
Objetividad y Cuantificación. Cuando
se planea es necesario basarse en datos reales, razonamientos precisos y
exactos, y nunca en opiniones subjetivas, especulaciones, o cálculos
arbitrarios. Este principio también conocido como el principio de precisión,
establece la necesidad de utilizar datos objetivos tales como estadísticas,
estudios de mercado, estudios de factibilidad, cálculos probabilísticos,
modelos matemáticos y datos numéricos, al elaborar planes para reducir al
mínimo los riesgos.
Flexibilidad. Al elaborar un plan, es
conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones
imprevistas, y que proporcionen nuevos cursos de acción que se ajusten
fácilmente a las condiciones. El no establecer “colchones de seguridad” puede
ocasionar resultados desastrosos.
Unidad. Todos los planes específicos
de la empresa deben integrarse a un plan general, y dirigirse al logro de los
propósitos y objetivos generales, de tal manera que sean consistentes en cuanto
a su enfoque, y a armónicos en cuanto al equilibrio e interpelación que debe
existir entre éstos.
Del cambio de estrategias. Cuando un
plan se extiende con relación al tiempo (largo plazo), será necesario rehacerlo
completamente. Esto no quiere decir que se abandonen los propósitos, sino que
la empresa tendrá que modificar los cursos de acción (estrategias), y
consecuentemente las políticas, programas, procedimientos y presupuestos, para
lograrlos.
TIPOS DE PLANES
“Los planes son el
resultado del proceso de planeación y pueden definirse como diseños o esquemas
detallados de lo que habrá de hacerse a futuro, y las especificaciones
necesarias para realizarlos.”
Los planes, en cuanto
a su periodo establecido para la realización, se pueden clasificar en:
Corto Plazo: Cuando se determinan para
realizarse en un término menor o igual a un año.
Mediano Plazo: Su delimitación es en
un periodo de uno a cinco años.
Largo Plazo: son aquellos que se
proyectan a un tiempo mayor de cinco años.
Propósitos o misiones: son las
aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que
persigue en forma permanente, un grupo social.
Objetivos o metas: representan los
resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar, establecidos
cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo
específico.
Estrategias: son la determinación de
los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de los cursos
de acción y la asignación de recursos necesarios para su cumplimiento.
Políticas: son guías para orientar la
acción; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de
decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una
organización.
Reglas: son mandatos precisos que
determinan la disposición, actitud o comportamiento, que deberá seguir o evitar
en situaciones específicas el personal de una empresa.
Programas: son un esquema en donde se
establecen: la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse
para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de
sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.
Presupuestos: son un esquema escrito
de tipo general y/o específico, que determinan por anticipado, en términos
cuantitativos (monetarios y/o no monetarios), el origen y asignación de los
recursos de la empresa, para un periodo específico.
Procedimientos: establecen el orden
cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización
de un trabajo repetitivo.
Planeación estratégica.
Es la planeación que
se aplican a toda la empresa, que se refieren al establecimiento global de los
objetivos de la organización, y que buscan situar en una posición a la
organización en términos de su ambiente.
La planeación que
especifican los detalles de cómo se deben lograr los objetivos globales, se
llama planeación operacional. La planeación estratégica y operacional difieren
en su marco de tiempo, su alcance, y se deben incluir o no una serie conocida
de objetivos organizacionales.
Los planes
operacionales tienden a cubrir periodos más cortos, por ejemplo: los planes
mensuales, semanales, día tras día, de una organización, son casi todos los
planes organizaciones. Los planes estratégicos tienden a incluir un período
extenso, por lo general 5 años o más. También cubren un área más amplia y
tratan menos con cosas específicas. Por último, los planes estratégicos incluyen
la formulación de objetivos, mientras que los planes operacionales la
existencia de objetivos. Los planes operacionales ofrecen formas de alcanzar
estos objetivos.
Toma de decisiones.
“Una decisión es la
elección de un curso de acción entre varias alternativas.”
La responsabilidad más
grande del administrador es la toma de decisiones. Con frecuencia se dice que
la toma de decisiones es algo así como “el motor de los negocios”; y, en
efecto, de la adecuada elección de las alternativas de pende en gran parte el
éxito de cualquier organización.
Al tomar una decisión
es necesario:
Definir el Problema: Para tomar una
decisión es básico definir perfectamente cuál es le problema que hay que
resolver y no confundirlo con los colaterales.
Analizar el problema: Una vez
determinado el problema es necesario desglosar sus componentes, así como los
componentes del sistema en que se desarrollan a fin de poder determinar
posibles alternativas de solución.
Evaluar las alternativas: Consiste en
determinar el mayor número posible de alternativas de solución, estudiar las
ventajas y desventajas que implican, así como la factibilidad de su
implementación, y los recursos necesarios para llevarlas a cabo de acuerdo con
el marco específico de organización.
Elegir entre alternativas: Una vez
evaluadas las diversas alternativas, elegir la más idónea para las necesidades
del sistema, y la que reditúe máximos beneficios; seleccionar, además, dos o
tres más para contar con estrategias laterales para casos fortuitos.
Aplicar decisión: Consiste en poner en
práctica la opción elegida, por lo que se debe contar con un plan de desarrollo
de la misma.
Organización.
Concepto.
“Es el
establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de
los recursos, mediante la determinación de jerarquías, correlación y agrupación
de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del
grupo social.”
Importancia
Los fundamentos
básicos que demuestran la importancia de la organización son:
Es de carácter continuo; jamás se puede decir
que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios
constantes (expansión, contratación, nuevos productos, etc.), lo que obviamente
redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización.
Es un medio a través del cual se establece la
mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.
Suministra los métodos para que se puedan
desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.
Evita la lentitud e ineficiencia en las
actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.
Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos,
al delimitar funciones y responsabilidades.
Principios
Existen nueve
principios que proporcionan la pauta para establecer una organización racional,
se encuentran íntimamente relacionados, y son:
Del objetivo: Todas y cada una de las
actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los
objetivos y propósitos de la empresa.
Especialización: El trabajo se
realizará más fácilmente si se subdivide en actividades claramente relacionadas
y delimitadas. Mientras más específico y menor sea el campo el campo de acción
de un individuo, mayor será su eficiencia y destreza.
Jerarquía: Es necesario establecer
centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los
planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en una línea
clara e ininterrumpida, desde el más alto ejecutivo hasta el nivel más bajo.
Paridad de autoridad y responsabilidad:
A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de
autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.
Unidad de Mando: establece que al
determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse
un solo jefe, y que los subordinados no deberán responder a más de un superior.
Difusión: Para maximizar las ventajas
de la organización, las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad
y autoridad, deben publicarse y ponerse, por escrito, a disposición de todos
aquellos miembros de la empresa que tengan relación con las mismas.
Amplitud o tramo de control: Hay un
límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un ejecutivo,
de tal manera que éste pueda realizar todas las funciones eficientemente.
De la coordinación: Las unidades de
una organización siempre deben de mantenerse en equilibrio.
Continuidad: Una vez que se ha
establecido, la estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y
ajustarse a las condiciones del medio ambiente.
División del trabajo.
La división del
trabajo significa que, en lugar de que un individuo desarrolle toda una
actividad, ésta se desglosa en cierto número de pasos, por lo que cada paso lo
determinará un individuo diferente. En esencia, los individuos se especializan
en realizar parte de una actividad, en lugar de que ellos la hagan toda. Un
ejemplo de la división de trabajo es la producción por medio de la línea de
ensamble, en la que cada obrero realiza la misma actividad estandarizada una y
otra vez.
Departamentalización
La división de trabajo
crea especialistas que necesitan coordinación. Esta coordinación se facilita al
reunir a los especialistas en departamentos bajo la dirección de un
administrador. La creación de estos departamentos por lo regular se basa en las
funciones que se desarrollan, el producto o servicio que se ofrece, el cliente
al que enfoca, el territorio o área geográfica que se cubre, o el proceso que
se efectúa para convertir los insumos en el producto o servicio.
La
departamentalización se puede definir como: “La división y el
agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con base
en su similitud”.
Una de las formas más
populares para agrupar las actividades es por las funciones que se desarrollan,
o Departamentación funcional. Un administrador responsable de una planta de
fabricación podría organizar su planta al separar a los especialistas de
ingeniería, contabilidad, fabricación personal, y compras, en departamentos comunes.
TIPOS DE
DEPARTAMENTALIZACIÓN
- Departamentación funcional: consiste en agrupar las
actividades análogas según su función primordial para lograr la
especialización.
- Departamentación por productos: agrupamientos de actividades
por fabricación de línea de productos.
- Departamentación por clientela: agrupamiento de actividades
con base en características comunes de los clientes.
- Departamentación geográfica: agrupamiento de actividades
con base en el territorio.
- Departamentación por procesos: agrupamiento de actividades
sobre la base de flujo de productos o clientes.
Jerarquía
Desde el punto de
vista administrativo:
“Jerarquización es
la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o
importancia.”
Los niveles
jerárquicos establecidos son el conjunto de órganos agrupados de acuerdo con el
grado de autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la
función que realicen.
La jerarquización
implica la definición de la estructura de la empresa por medio del establecimiento
de centros de autoridad (comunicación) que se relacionen entre sí con
precisión.
Los niveles
jerárquicos establecidos dentro de cualquier grupo social deben ser los mínimos
e indispensables y se debe definir claramente el tipo de autoridad (lineal, funcional
y/o staff) de cada nivel.
Centralización.
La centralización tiene
que ver con el sitio en donde radica la autoridad. Es un sistema de
organización en el que las decisiones más importantes se toman en los más altos
niveles de la jerarquía organizacional.
La
Descentralización es un sistema organizacional en el que parte de la
autoridad direccional descansa en los niveles bajos de la jerarquía. Autoridad
que otorga el superior a su subordinado para tomar decisiones
Delegación.
“Asignación a un subordinado,
de responsabilidad y autoridad para cumplir un objetivo, realizar una tarea y/u
obtener un resultado específico.”
La autoridad se
refiere a los derechos inherentes a un puesto administrativo de dar órdenes y
esperar que se obedezcan. El principio de autoridad era un dogma básico de los
escritores clásicos. Se le veía como adhesivo que unía a la organización. Debía
delegarse hacia abajo, a los gerentes subordinados, dándoles ciertos derechos
mientras se les fijaban ciertos límites dentro de los que deberían operar.
Cada puesto
administrativo tiene ciertos derechos específicos de quienes los ocupan
adquieren por la jerarquía o titulo del puesto. Por tanto, la autoridad se
relaciona con la posición de un dentro de la organización, y pasa por alto las
características personales del administrador individual.
Cuando delegamos
autoridad, delegamos una responsabilidad paralela. Esto es, cuando a uno se le
dan “derechos”, también se adquiere la “obligación” correspondiente para
desempeñarlos. La asignación de autoridad sin responsabilidad crea
oportunidades para el abuso, y a nadie debería tenérsele por responsable de
algo lo que no tiene ninguna autoridad.
Conducción o Dirección.
“Es la ejecución de
los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los
esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y la
supervisión”.
Importancia.
La dirección es
trascendental porque:
Pone en marcha todos los lineamientos
establecidos durante la planeación y la organización.
A través de ella se logran las formas de
conducta más deseables en los miembros de la estructura organizacional.
La dirección eficiente es determinante en la
moral de los empleados y consecuentemente, en la productividad.
Su calidad se refleja en el logro de los
objetivos, la implementación de métodos de organización, y en la eficacia de
los métodos de control.
A través de ella se establece la comunicación
necesaria para que la organización funcione.
Principios.
De la armonía del objetivo o coordinación:
la dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los
objetivos generales de la empresa.
Impersonalidad de Mando: Puntualiza la
importancia de impersonalizar las ordenes y de no involucrar situaciones
personales ni abusar de la autoridad, ya que lo anterior ocasiona conflictos y
baja moral.
De la supervisión directa: Se refiere
al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados.
De la vía jerárquica: Postula la
importancia de respetar los canales de comunicación establecidos por la
organización formal.
De la resolución del conflicto: indica
la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestión
administrativa, a partir del momento en que aparezcan.
Aprovechamiento del conflicto: se
obliga al administrador a pensar en soluciones para el conflicto, lo cual
ofrece la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y emprender diversas
alternativas.
Motivación.
Motivar
significa “Mover, conducir, impulsar a la acción”. La motivación es
la labor más importante de la dirección, a la vez la más compleja, pues a
través de ella se logra la ejecución del trabajo tendiente a la obtención de
los objetivos, de acuerdo con los estándares o patrones esperados.
Las teorías de la
motivación se pueden clasificar en dos grandes tendencias:
TEORÍA DE CONTENIDO O
EXPLICACIÓN INTERNA
Jerarquía de las necesidades de Maslow:
- Fisiológicas: Aquellas que surgen de la
naturaleza física, como la necesidad de alimento, reproducción, etc.
- De seguridad: La necesidad de no sentirse
amenazado por las circunstancias del medio.
- De aceptación: Los deseos de relaciones
afectivas con las demás personas.
- De estimación: La necesidad de confianza en
sí mismo, el deseo de fuerza, de logro, competencia, y la necesidad de
estimación ajena.
- Autorrealización: El deseo de todo ser humano de
realizarse a través del desarrollo de su propio potencia.
Teoría de la motivación e higiene, de
Herzberg:
- Factores de higiene o
mantenimiento:
son aquellos que evita la falta de satisfacción pero no motivan
(políticas, salarios, etc.).
- Motivadores: Que incluyen realización,
reconocimiento, responsabilidad y el trabajo.
Motivación de grupo.
- Espíritu de equipo: Sentirse
identificado con un grupo.
- Identificación con los objetivos
de la empresa:
coordinar los intereses de ambos.
- Practicar la administración por
participación:
- Establecimiento de las
relaciones humanas adecuadas.
- Eliminación de prácticas no
motivadoras.
Liderazgo.
“Liderazgo es
influencia, esto es, el arte o proceso de influir en las personas para que se
esfuercen voluntariamente y entusiastamente en el cumplimiento de las metas
grupales.”
Componentes del
liderazgo:
- La capacidad de hacer un uso
eficaz y responsable del poder.
- La capacidad para comprender que
los seres humanos tienen diferentes motivaciones en diferentes momentos y
situaciones.
- La capacidad para inspirar a lo
demás.
- La capacidad para actuar a favor
del desarrollo de una atmósfera conducente a la respuesta ante las
motivaciones y al surgimiento de estás.
Autoridad: La
autoridad es la facultad de que está investida una persona, dentro de una
organización, para dar órdenes y exigir
que sean cumplidas por sus subordinados, para la realización de aquellas
acciones que quien las dicta considera apropiadas para el logro de los
objetivos.
Los estilos de
liderazgo son: Autócrata, Demócrata o participativo, y el liberal.
Comunicación.
“Es el proceso a
través del cual se transmite y recibe información en un grupo social”.
La comunicación consta
de tres elementos básicos: (Emisor, canal de transmisión, receptor).
Los tipos de
comunicación pueden ser: Vertical (de un nivel administrativo superior a uno
inferior), Horizontal (entre niveles jerárquicos semejantes), Verbal, escrito.
Requisitos de la
comunicación efectiva.
Claridad:
Integridad: debe servir como lazo
integrador entre los miembros.
Aprovechamiento de la organización
informal:
Equilibrio:
Moderación: debe ser lo más
concisa posible
Difusión:
Evaluación:
La función del personal.
La integración
comprende la función a través de la cual el administrador elige y se allega, de
los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente
establecidas para ejecutar los planes. Comprende recursos materiales, así como humanos.
Existen reglas de
administración, necesarias para lograr efectividad en la integración.
Los hombres que desarrollen cualquier función
dentro de un organismo social, deben reunir los requisitos para desempeñarla
adecuadamente.
A cada miembro de la empresa debe
proporcionársele los elementos necesarios para hacer frente eficientemente a
las necesidades de su puesto.
El momento en el que el elemento humano
ingresa a la empresa es trascendental, pues de él dependerán su adaptación al
ambiente de la empresa, su desenvolvimiento, su desarrollo y su eficiencia
dentro de la misma.
La integración
comprende cuatro etapas:
- Reclutamiento
- Selección.
- Introducción o inducción.
- Capacitación y desarrollo.
Control.
3.4.1 Concepto.
“Es la evaluación y
medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever
desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias”
Elementos del
concepto:
Relación con lo planeado: verificar el
logro de los objetivos que se establecen en la planeación.
Medición: Para controlar es imprescindible
medir y cuantificar los resultados.
Detectar desviaciones: diferencias que se
presentan entre la ejecución y la planeación.
Establecer medidas correctivas: prever y
corregir errores.
Principios:
- De equilibrio: misma delegación,
mismo control.
- De los objetivos: el control no es un fin, es un
medio para alcanzar los objetivos.
- De la oportunidad: el control debe efectuarse
antes de que se efectúe el error.
- De las desviaciones: deben analizarse, para que sea
posible conocer las causas.
- Costeabilidad: que le costo justifique los
resultados.
- De excepción: el control debe aplicarse a
las actividades más representativas.
- De la función controlada: la persona o función que
realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.
Proceso.
Establecimiento de estándares:
Un estándar es una
unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se
efectúa el control.
Tipos: Estándares
estadísticos, fijados por apreciación y Técnicamente elaborados.
Medición de resultados: Consiste en medir la
ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que
deben ser definidas de acuerdo con los estándares.
Corrección: La utilidad concreta y tangible del
control está en la acción correctiva para integrar las desviaciones en relación
con los estándares.
Retroalimentación: Es la básica en el proceso
de control, ya que a través de la retroalimentación, la información obtenida se
ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.
Control Financiero.
Proporciona
información acerca de la situación financiera de la empresa y del rendimiento
en términos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la
integran.
Establece lineamientos
para evitar perdidas y costos innecesarios, y para canalizar adecuadamente los
fondos monetarios de la organización, auxiliando de está manera a la gerencia
en la toma de decisiones para establecer medidas correctivas y optimizar el
manejo de sus recursos financieros. Básicamente comprende cuatro etapas:
- Control presupuestal.
- Control contable.
- Costos
- Auditoria
Información y control.
De la calidad de la
información, dependerá el grado y rapidez con que se retroalimente el sistema
Los tipos de informes
pueden clasificarse en dos : informes de control, reportes de información.
Un informe debe tomar
en cuenta las siguientes consideraciones:
Unidad de tema.
Concentración sobre las excepciones.
Claridad y concisión.
Control total de la calidad.
Se refiere a las
especificaciones que debe reunir un determinado producto o ciertas funciones de
la empresa.
Se utiliza para
detectar y eliminar cualquier causa que pueda originar un defecto en el
producto. Se refiere a la vigilancia que pueda hacerse para comprar una calidad
específica, tanto en las materias primas como en los productos terminados;
establece limites aceptables de variación en cuanto a color, acabado,
composición, volumen, dimensión, resistencia y otros aspectos técnicos, mismos
que se comparan con las normas fijadas para el producto, con el fin de detectar
y eliminar cualquier causa capaz de originar un defecto en el producto.
Con el proceso de
establecimiento de estándares de calidad a nivel internacional , como el ISO
9000, los enfoques de calidad total resultan imprescindibles para el
administrador, empresario o ejecutivo. Sus máximos representantes son Ishikawa,
Deming y Crosby.
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